OC y HES en Chile: por qué cada cliente grande te pide algo distinto antes de pagarte
En Chile no hay una regla única para facturar a empresas grandes: OC, HES, visto bueno o portal, con la prefactura antes. Por qué pasa, cómo es afuera y qué preguntar.
No hay una regla única. Antes de aceptar tu factura, cada empresa grande exige su propia prueba de que el gasto estaba autorizado y el servicio se prestó: solo la orden de compra (OC), solo la hoja de entrada de servicio (HES), ambas, un visto bueno por correo o una aprobación en su portal. Eso lo define el control interno del cliente, no el SII.
Para entender por qué cada uno pide algo distinto, conviene partir por el origen de la costumbre.
¿De dónde viene pedir OC y HES?
Viene de cómo pagan las empresas grandes. Sus áreas de cuentas por pagar usan un control llamado three-way match: antes de soltar la plata cruzan tres documentos, la orden de compra, la recepción y la factura, y si no calzan no pagan.
Para las empresas que reportan bajo la ley Sarbanes-Oxley de EE.UU., ese cruce es uno de los controles que más revisan los auditores. Las multinacionales lo traen a Chile tal cual, y en SAP la recepción de un servicio se llama service entry sheet: de ahí viene la HES.
En Chile se suma un motivo propio. El cliente tiene 8 días corridos desde que la factura llega al SII para reclamarla; si no lo hace, queda aceptada. Ocho días es poco para perseguir a un jefe de área, así que el cliente prefiere tener todo aprobado antes de que la factura exista.
Que el control venga del mismo lugar no significa que todos lo apliquen igual.
¿Siempre necesitas OC y HES?
No. En los clientes de Relvo vemos cinco formas distintas de aprobar un servicio antes de la factura:
| Lo que pide el cliente | Cuándo aparece | Ejemplo |
|---|---|---|
| Solo OC | Productos o servicios puntuales con precio cerrado | El Estado: OC aceptada y recepción conforme en Mercado Público |
| Solo HES | Servicios bajo un contrato marco, sin OC por cada mes | Codelco: la factura de servicios indica una HES de la serie 100XXXXXXX |
| OC + HES | Mineras, bancos, forestales, utilities | BCI: contrato u OC antes del servicio y HES después de la recepción |
| Visto bueno | Clientes sin ERP de compras: startups, pymes, áreas chicas | Un correo del responsable que dice “ok, factura” |
| Portal del cliente | Clientes con SAP Ariba, NetSuite u otro portal | BHP: el proveedor crea la HES en Ariba, BHP la aprueba y recién ahí se factura |
Lo que cambia entre una forma y otra es quién aprueba y dónde queda registrado. Lo que no cambia es que, sin esa aprobación, la factura no se paga.
Visto así parece un enredo chileno, pero no lo es. La misma lógica corre en todo el mundo; lo que cambia es cuánto se estandarizó.
¿Cómo se hace en el resto del mundo?
En todos lados la factura B2B grande viaja con una referencia a la compra. La diferencia está en dónde va esa referencia y quién decide el formato:
| País o región | Cómo lo hacen |
|---|---|
| Reino Unido y Europa | Muchas organizaciones aplican políticas “No PO, No Pay”: la factura sin número de OC se devuelve sin pagar, como hace el aeropuerto de Bruselas. Algunas, como el condado de Worcestershire, cuentan el plazo de pago desde la factura corregida |
| México | Las grandes cadenas exigen una addenda en el XML con la OC y su código de proveedor. No es requisito del SAT, sino del comprador |
| Brasil | La NF-e tiene campos estándar para la OC y su línea (xPed y nItemPed). Cargill devuelve las notas que no los traen |
| Chile | La OC tiene código estándar (801). La HES no: cada cliente la pide distinto |
Esa última fila es el problema chileno. Brasil fijó dónde va la referencia; aquí depende del instructivo de cada empresa, y eso se nota sobre todo con los clientes más grandes.
¿Qué piden los clientes más exigentes?
Basta revisar cinco instructivos de proveedores para ver que cada uno trae sus propias reglas:
| Cliente | Lo que piden |
|---|---|
| BHP | HES aprobada en Ariba y factura con el número de HES y de OC. Cualquier diferencia es rechazo |
| CBB | Una sola HES por factura, con el texto “HES” como tipo de referencia |
| Banco Central | HES con código de referencia 802 y una sola OC por factura |
| Metso | Una sola OC y máximo 30 ítems por factura |
| Ericsson | Una OC por factura; la aceptación o el rechazo aparece en Ariba entre 5 y 7 días después |
Con reglas tan distintas, cuesta acertar a la primera. Por eso existe un paso que ayuda en todos los casos, antes de emitir nada: la prefactura.
¿Qué es una prefactura y por qué sirve en todos los casos?
La prefactura es un documento sin valor tributario que le muestra al cliente, con todo el detalle, lo que le vas a facturar: períodos, cantidades, tarifas, reajustes, descuentos y el total. El cliente la revisa, la corrige si hace falta y recién con su conformidad emites la factura electrónica.
Funciona con cualquiera de las cinco formas de aprobación. BHP la pone como primer paso de su proceso para servicios: el proveedor manda la prefactura en PDF o por correo, el responsable del contrato la aprueba o la rechaza, y solo después se pide la HES y se emite la factura.
Se le llama de varias formas, y en la práctica cumplen el mismo rol:
| Nombre | Dónde se usa |
|---|---|
| Prefactura | El nombre más común en servicios B2B en Chile |
| Factura proforma | Comercio exterior y cotizaciones formales. En Chile, Aduanas la acepta para iniciar una exportación |
| Estado de pago | Contratos de obras y servicios por avance. BHP lo usa como sinónimo de prefactura |
| Pro forma invoice | Afuera: un compromiso de precio que se emite antes del despacho o para pedir un anticipo |
Lo que no es: una factura. No forma parte de los documentos tributarios electrónicos, no sirve ante el SII y no da derecho a crédito fiscal. Tampoco se contabiliza, y se puede corregir o anular sin emitir nota de crédito.
Ahí está su valor. Un error en la prefactura se arregla con un correo; el mismo error en la factura termina en rechazo.
¿Por qué rechazan una factura que parecía bien hecha?
Cuando no hubo prefactura, o el detalle cambió entre la prefactura y la factura, aparecen casi siempre los mismos cinco motivos:
- La aprobación no estaba lista. La HES, el visto bueno o la aprobación en el portal seguían pendientes.
- El monto no calza. El neto tiene que ser igual al aprobado, al peso. Prorrateos y reajustes en UF son los sospechosos de siempre.
- Hay más de una OC o HES en la factura y el cliente acepta una sola.
- La referencia va en el campo o con el código equivocado para ese cliente.
- La moneda o la UF no coinciden con la OC.
Cada rechazo cuesta lo mismo: nota de crédito, factura nueva y un plazo de pago que parte de cero. Casi todos se evitan con una conversación al comienzo de la relación.
¿Qué preguntarle a un cliente nuevo antes de la primera factura?
- ¿Necesitas OC? ¿Una por factura o una abierta para todo el contrato?
- ¿Cómo apruebas el servicio: HES, recepción, visto bueno por correo o aprobación en un portal? ¿Te sirve recibir una prefactura antes?
- ¿Quién aprueba y cuánto se demora normalmente?
- ¿Cómo quieres las referencias en el DTE? Pídele el instructivo de proveedores.
- ¿En qué moneda y con qué UF o tipo de cambio facturo?
- ¿A qué casilla o portal mando la factura, y hay fecha de corte mensual?
Hacer estas preguntas una vez es fácil. Lo difícil es acordarse de las respuestas de cada cliente, mes a mes.
¿Cómo se automatiza?
Ahí se va el tiempo: saber qué aprobación pide cada cliente, mandar el detalle, perseguir el visto bueno y cuadrar el monto antes de emitir.
Para eso existe Relvo. Automatiza el ciclo que va del contrato al cobro para empresas B2B con ingresos recurrentes: toma las condiciones de cobro directo del contrato de cada cliente, gestiona el visto bueno, la OC o la HES que ese cliente pide antes de facturar y, cuando entra el pago, lo concilia con el banco. Las respuestas a esas preguntas se configuran una vez y se aplican todos los meses.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio por ley poner la OC o la HES en la factura? No. El SII no lo exige. Es un requisito del cliente, y si no lo cumples puede reclamar la factura dentro de 8 días.
¿Qué código lleva la orden de compra en la factura electrónica? El 801, en el campo de referencias del DTE.
¿Y la HES? No hay un código único. Según el cliente puede ser 802, el texto “HES” u otra convención de su instructivo.
¿Qué es una prefactura? Un documento sin valor tributario con el detalle de lo que vas a facturar, para que el cliente lo revise antes de la factura electrónica. También se le llama factura proforma o estado de pago. No sirve ante el SII ni da crédito fiscal.
¿Cómo funciona en otros países? Igual en el fondo: la factura viaja con la referencia a la compra. Brasil la estandarizó en la NF-e, México la pone en una addenda del CFDI y en Europa son comunes las políticas “No PO, No Pay”.